Aktualności

Zapraszamy na szkolenie online pt. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją – wdrożenie zmian i sposób pracy od 10.12.2023r.

Organizator:

Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego

Termin spotkania:

Kiedy: 06.11.2023 r. oraz 14.11.2023 r.
O której: 8:30 – 14:30
Jak: spotkanie online

Tematyka:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2. Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
4. Ustawa o doręczeniach elektronicznych

II. Zarządzanie dokumentacją

1. Definicja dokumentu - dokumentacja elektroniczna i papierowa
2. Obowiązki aktotwórców w zakresie postępowania z dokumentacją
3. Współczesne systemy kancelaryjne
4. System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
5. Podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych i wskazywanie wyjątków

 III. Wdrażanie systemu EZD

1. Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
2. Wymagania wobec systemów klasy EZD
3. Rozwój systemu EZD i integracja z innymi systemami teleinformatycznymi stosowanymi w Podmiocie

 IV. Obieg dokumentów i czynności kancelaryjne w systemie EZD

1. Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu w systemie EZD i sposoby ich procedowania
   1. rejestracja wpływów papierowych i elektronicznych (różne kanały)
   2. odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
   3. wprowadzanie metadanych
   4. dekretacja przesyłek w systemie EZD oraz dekretacja zastępcza
   5. tworzenie i prowadzenie składów – chronologicznego i informatycznych nośników danych
2. Prowadzenie dokumentacji w komórkach organizacyjnych – elektronicznie i tradycyjnie
   1. pojęcie sprawy i dokumentacji nietworzącej akt sprawy
   2. klasyfikacja rzeczowa, teczka rzeczowa i akta sprawy w systemie EZD
3. Tworzenie pism w systemie EZD, akceptacja wielostopniowa i ostateczna
4. Wysyłka korespondencji w systemie EZD – tradycyjnie i środkami komunikacji elektronicznej
5. Doręczenia elektroniczne i problematyka ich obsługi
   1. terminy załatwiania spraw i ich obliczanie
   2. doręczanie wezwań i innych dokumentów wymagających potwierdzenia odbioru
   3. stosowanie pełnomocnictw

 V. Obsługa składów

1. Organizacja i umiejscowienie składów
2. Zarządzanie składami – układ dokumentacji w składzie i jej ewidencja
3. Przekazywanie dokumentacji ze składów do archiwum zakładowego

 VI. Archiwizacja dokumentów w systemie EZD.

1. Organizacja i zadania archiwum zakładowego w systemie EZD
2. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
4. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

Prowadzący:

Roman Stempel - Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.

Zasady rekrutacji:

• Rejestracja odbywa się poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego:
  • Termin 6.11.2023 - FORMULARZ REJESTRACYJNY.
  • Termin 14.11.2023 - FORMULARZ REJESTRACYJNY.
• Udział w szkoleniu zostanie potwierdzony e-mailem (podanym w formularzu), gdzie prześlemy link umożliwiający udział.
• Uczestnictwo jest bezpłatne.
• Liczba miejsc jest ograniczona, maksymalnie 2 osoby z jednostki.